Fakturowanie – jak unikać błędów, dotrzymywać terminów i być na bieżąco

Fakturowanie nie jest łatwe. Niestety błedy pojawiają się często i trzeba przyznać, że mogą być bardzo kosztowne. Dlatego czas poznać najczęściej popełniane błędy, a także sposoby jak ich uniknąć.

Błąd 1: nieprawidłowe oznaczanie faktur

Nie ma ludzi nieomylnych i trzeba przyznać, że błędy mogą przydarzyć się każdemu. W wielu przypadkach nadal przedsiębiorcy popełniają błąd, oznaczając faktury jak oryginał i kopia. Warto tutaj wiedzieć, że do końca 2012 r. przepisy VAT przewidywały, że faktury oraz faktury korygujące należy wystawiać w dwóch egzemplarzach. Oryginał otrzymywał nabywca, zaś kopię sprzedawca. Najczęściej wtedy dochodziło do podpisywania faktur, co obecnie uznawane jest za błąd. Wynika to z art. 106 g ust. 1 ustawy o VAT. Pamiętajcie, aby w żadnym wypadku nie podpisywać tak faktur.

Błąd 2: VAT marża

Błędy zdarzają się niezwykle często, czasami wynikają z braku wiedzy o zmieniających się przepisach, a czasami zwyczajnie są efektem zaniedbań. O ile w przypadku niewielkiej ilości faktur ta sytuacja nie jest taka problematyczna, o tyle jest zdecydowanie trudniejsza, jeżeli często wystawiacie faktury. A pamiętajcie, że błędy mogą być bardzo kosztowne dla Waszego portfela. Zatem dla bezpieczeństwa warto korzystać z usług profesjonalistów, a więc udać się do biura rachunkowego. Profesjonaliści posiadają niezbędną wiedzę, choćby dotyczącą informacji o nowych e-fakturach. Ale wracając jeszcze do często popełnianych błędów, to kolejnym nagminnym jest podpisywanie faktur słowami faktura VAT marża. I wyobraźcie sobie, że takie oznaczenie było obowiązkowe, ale do końca roku 2013. Od 1 stycznia 2014 r. występuje konieczność konkretnego oznaczenia. A więc np. procedura marży – dzieła sztuki albo procedura marży – produkty spożywcze.

Błąd 3: wskazywanie daty sprzedaży

Nadal wielu przedsiębiorców uważa, że na fakturze należy umieścić datę sprzedaży. I jak możecie dowiedzieć się, obecnie już ten obowiązek nie występuje. Natomiast trzeba umieścić daty dokonania lub zakończenia dostawy towarów bądź też wykonania konkretnych usług. Jeżeli wybieramy faktury zaliczkowe, to trzeba na nich umieścić datę otrzymania zapłaty. Są pewne zmiany, które można zastosować, co nie wiąże się z karą finansową, a mianowicie dopuszczalny jest błąd „data sprzedaży”, gdyż prawidłowo tytuł brzmi: „data dokonania dostawy towarów”. Co na to fiskus? Wiele osób zastanawia się, czy urząd skarbowy każe przedsiębiorcę za tego typu błędy. W tym przypadku wszystko zależy od interpretacji. Zasadniczo dany urząd skarbowy może uwzględnić taką fakturę, ale pod warunkiem, że data sprzedaży będzie odpowiadać np. dacie dokonania dostawy. Przedsiębiorstwo musi zastosować się do przepisów związanych z art. 106 e. Zasadniczo zamiana formuły z prawidłowej brzmiącej: „data dokonania dostawy towarów” na nieprawidłową „datę sprzedaży” nie powinna nastręczać problemów finansowych i wiązać się z karą. Jednocześnie trzeba zdawać sobie sprawę, że znowu dojdzie do zmian w fakturowaniu i pewnie pojawią się nowe błędy. Już teraz warto zapoznać się z e-fakturą od 2024 r. więcej informacji LINK. Koniecznie kliknijcie i uzyskajcie niezbędne informacje.

Błąd 4: błędy w kwotach

Mogą pojawić się jeszcze poważniejsze błędy w fakturowaniu. I o ile nieprawidłowa nazwa raczej nie spowoduje wielkich problemów, tak w przypadku, gdy wpiszecie nieprawidłową kwotę, a urząd skarbowy zauważy ten błąd to mogą czekać Was konsekwencje i kara pieniężna. Nie należy więc bagatelizować rozliczeń i do każdego fakturowania należy podchodzić z największym zaangażowaniem i dokładnością. W razie pytań, czy wątpliwości możecie skorzystać z pomocy fachowców z biura rachunkowego. Rzeczywiście zmieniające się przepisy mogą powodować problemy, ale z pomocą księgowych można sobie poradzić. Warto też dowiedzieć się czy forma rozliczenia, jaką wybraliście jest nadal dla Was najkorzystniejsza. Pamiętajcie, że jeszcze macie czas na zmianę. Zatem nie pozostaje już nic innego jak regularne sprawdzanie swojej dokumentacji. Czy jest to trudne? Można powiedzieć, że tak i na pewno jest czasochłonne. Ale kto powiedział, że prowadzenie w Polsce firmy jest proste?